Na vsebino
WorkOrders.

Politika zasebnosti

Tu piše, katere osebne podatke obdelujemo pri spletni strani in aplikaciji WorkOrders, zakaj, koliko časa in katere pravice imate po Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR) in Zakonu o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

1. Upravljavec

Ponudnik
UniCode, programske rešitve in programiranje, Sebastian Novak s.p. (v nadaljevanju UniCode s.p.)
Sedež
Štihova ulica 13, 1000 Ljubljana, Slovenija
Matična številka
9021817000
Davčna številka
64110273
E-pošta
info@unicode.si
Spletna stran
unicode.si

Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali, ker po 37. členu GDPR nismo zavezani. Za vsa vprašanja o varstvu podatkov nam pišite na info@unicode.si.

2. Kdaj smo upravljavec in kdaj obdelovalec

Za podatke obiskovalcev te spletne strani, za podatke ob registraciji podjetja ter za podatke o prijavah in varnosti smo upravljavec.

Podatke, ki jih podjetje vnese v WorkOrders (zaposleni in drugi uporabniki, ure, delovni nalogi, potni nalogi, stroški, stranke in njihove kontaktne osebe, računi, ponudbe, urnik), obdelujemo v imenu tega podjetja. Zanje je upravljavec podjetje, mi pa smo obdelovalec po pogodbi o obdelavi osebnih podatkov.

Če ste zaposleni ali stranka podjetja, ki uporablja WorkOrders, se za vpogled, popravek ali izbris svojih podatkov obrnite na to podjetje. Pri tem mu pomagamo, zahtevo pa lahko pošljete tudi nam in jo bomo posredovali.

3. Katere podatke obdelujemo in zakaj

Podatki: Ime, priimek, e-naslov in telefon registranta, zgoščeno geslo, podatki podjetja (ime, DDV ID, naslov), čas in različica sprejetih pogojev
Namen: Sklenitev in izvajanje pogodbe, potrdilo o sklenitvi, dokaz o sprejemu pogojev
Pravna podlaga (GDPR): Izvajanje pogodbe, člen 6(1)(b); zakoniti interes za dokazovanje, člen 6(1)(f)
Podatki: IP naslov, brskalnik in čas prijave, seznam sej in zaupanja vrednih naprav, nastavitve dvostopenjske prijave (šifrirana skrivnost, javni ključi passkey, zgoščene obnovitvene kode)
Namen: Varnost računov, pregled in preklic sej, preprečevanje zlorab
Pravna podlaga (GDPR): Zakoniti interes za varnost storitve, člen 6(1)(f); izvajanje pogodbe, člen 6(1)(b)
Podatki: E-naslov in ime prejemnika obvestil (koda za prijavo, vabilo, opomniki)
Namen: Pošiljanje obvestil, ki jih zahteva delovanje aplikacije ali jih vklopite sami
Pravna podlaga (GDPR): Izvajanje pogodbe, člen 6(1)(b)
Podatki: Vsebina, ki jo podjetje vnese v aplikacijo
Namen: Zagotavljanje aplikacije v imenu podjetja
Pravna podlaga (GDPR): Določi podjetje kot upravljavec; mi ravnamo po pogodbi o obdelavi (člen 28)
Podatki: Sporočila, ki nam jih pošljete po e-pošti
Namen: Odgovor, podpora in reševanje težav
Pravna podlaga (GDPR): Izvajanje pogodbe ali zakoniti interes, člen 6(1)(b) in (f)
Podatki: Naključna oznaka brskalnika, vaša izbira glede piškotkov in čas izbire (brez IP naslova)
Namen: Dokaz o privolitvi v analitične piškotke
Pravna podlaga (GDPR): Zakonska obveznost dokazovanja privolitve, člen 6(1)(c) v povezavi s členom 7(1)
Podatki: Samo če privolite: spletni identifikator, obiskane javne strani, naprava, približna lokacija
Namen: Merjenje obiska javnih strani z Google Analytics; nikoli v aplikaciji po prijavi
Pravna podlaga (GDPR): Vaša privolitev, člen 6(1)(a)

Podatkov ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje ali učenje modelov umetne inteligence. Posebnih vrst osebnih podatkov iz 9. člena GDPR ne zbiramo; podjetje jih ne sme vnašati v opombe in opise.

4. Ali morate podatke zagotoviti

Ime, e-naslov, geslo in podatki podjetja so potrebni za sklenitev pogodbe, brez njih računa ni mogoče ustvariti. Privolitev v analitiko je prostovoljna in nima vpliva na uporabo strani ali aplikacije.

5. Kdo dobi podatke

  • Gostovanje in baza: strežnik v Sloveniji, ki ga upravljamo sami.
  • Pošiljanje e-pošte: Neoserv d.o.o. (Slovenija) ali Resend, Inc. (ZDA), kot obdelovalec.
  • Google Ireland Limited in Google LLC (Google Analytics), samo če privolite v analitiko, kot obdelovalec.
  • Sistemi, ki jih podjetje samo poveže z WorkOrders (na primer fin., Jira, Plane ali naslovi webhookov), dobijo podatke po navodilu podjetja in pod njegovo odgovornostjo.
  • Stranke podjetja v portalu za stranke vidijo le delovne naloge, račune in ponudbe, ki se nanašajo nanje.
  • Državni organi, kadar to zahteva zakon.

Podatki aplikacije se hranijo v Sloveniji. Izven EU gredo le pri pošiljanju e-pošte prek Resend in pri analitiki, če vanjo privolite. Prenos se opira na okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov in standardne pogodbene klavzule. Pisave in slike na strani in v aplikaciji gostimo sami, zato vaš brskalnik ob obisku ne kontaktira Googla ali Unsplasha.

6. Kako dolgo hranimo podatke

Podatki: Podatki podjetja in vsebina aplikacije
Rok hrambe: Do prenehanja pogodbe. Nato jih na zahtevo izvozimo in izbrišemo najpozneje v 30 dneh, razen če zakon zahteva drugače.
Podatki: Dokaz o sprejemu pogojev in pogodbe o obdelavi
Rok hrambe: Do prenehanja pogodbe in še do izteka zastaralnih rokov za zahtevke iz pogodbe.
Podatki: Seje (IP, brskalnik)
Rok hrambe: Seja velja 14 dni od zadnje uporabe; potekle in preklicane seje izbrišemo po 30 dneh.
Podatki: Zgodovina prijav (IP, brskalnik, uspeh)
Rok hrambe: 12 mesecev.
Podatki: Zaupanja vredne naprave pri dvostopenjski prijavi
Rok hrambe: 30 dni ali do preklica.
Podatki: Izbira glede piškotkov
Rok hrambe: 2 leti od zadnje spremembe.
Podatki: Analitični podatki pri Googlu
Rok hrambe: Do 14 mesecev.
Podatki: E-pošta s podporo
Rok hrambe: Dokler je potrebna za obravnavo vprašanja, največ 2 leti.
Podatki: Varnostne kopije
Rok hrambe: Največ 30 dni; izbrisani podatki v tem času ostanejo v kopijah, a se ne uporabljajo.

Če uveljavljate pravico po GDPR, smemo zadevne podatke hraniti do konca postopka (21. člen ZVOP-2).

7. Vaše pravice

  • Dostop (15. člen) in prenosljivost (20. člen): na zahtevo vam posredujemo podatke v strojno berljivi obliki.
  • Popravek (16. člen): ime in nastavitve urejate v aplikaciji v Mojem profilu, druge podatke popravi administrator podjetja.
  • Izbris (17. člen) in omejitev obdelave (18. člen): pišite nam ali administratorju svojega podjetja.
  • Ugovor (21. člen) proti obdelavi na podlagi zakonitega interesa: pišite nam.
  • Preklic privolitve (člen 7(3)): v nogi strani izberite Nastavitve piškotkov. Preklic ne vpliva na zakonitost prejšnje obdelave.

Na zahteve odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu. Uveljavljanje pravic je brezplačno.

Pritožba pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, telefon 01 230 97 30, www.ip-rs.si.

8. Avtomatizirano odločanje

Aplikacija samodejno izračunava ure, zneske in opomnike, na primer opomnik, če dan ostane brez vnosov. Odločitev s pravnimi ali podobno pomembnimi učinki ne sprejema samodejno, zato ne gre za odločanje iz 22. člena GDPR.

9. Varnost

Povezava je šifrirana s TLS, gesla so zgoščena z algoritmom bcrypt, žetoni za povezane sisteme so šifrirani z AES-256-GCM, osvežitveni žetoni pa so v varnem piškotku HttpOnly. Podatki podjetij so ločeni, dostop znotraj podjetja določajo vloge, podjetje pa lahko zahteva dvostopenjsko prijavo za vse uporabnike. Če bi kršitev varnosti ogrozila vaše pravice, bomo obvestili Informacijskega pooblaščenca in vas, kot določata 33. in 34. člen GDPR.

10. Spremembe

Ob bistvenih spremembah vas obvestimo v aplikaciji ali po e-pošti, preden začnejo veljati. Datum veljavnosti je na vrhu strani. Piškotki so opisani na ločeni strani.