Für Handwerk, Service, Agenturen und Teams im Außendienst
Von der geleisteten Stunde zur bezahlten Rechnung.
WorkOrders ist eine Web-App, in der Ihr Team Zeit und Arbeitsaufträge vor Ort oder im Büro erfasst und Sie genau diese Stunden mit UPN-QR-Code abrechnen. Reiseaufträge, Ausgaben, Teamplanung, Genehmigungen und ein Kundenportal sind an einem Ort.
Keine Kreditkarte nötig. Ihr Unternehmen ist in wenigen Minuten eingerichtet.
- UPN-QR und SI00-Referenz
- Handy, Tablet, Computer
- Kundenportal
- Daten in Slowenien
Heute
LäuftHaus Birke
SRV-151 Prüfung Wärmepumpe
1:24:36
Stopp- SRV-142Wartung KlimaanlageHotel Linde 2:15
- MNT-88Montage BeleuchtungBäckerei Korn 3:30
- Fahrt zum Einsatz · 46 kmReiseauftrag 0:45
Alles an einem Ort
Weniger Tabellen, weniger Suchen, keine vergessenen Stunden
Was Ihr Team tagsüber erledigt, wird einmal erfasst und überall verwendet: im Bericht, auf der Rechnung und für die Lohnabrechnung.
Stoppuhr und Zeiterfassung
Auf dem Handy starten, wenn die Arbeit beginnt. Stunden lassen sich auch nachtragen, und die App erinnert, wenn ein Tag leer bleibt.
Arbeitsaufträge und Aufgaben
Kunden, Projekte und Aufgaben mit Arbeitsbeschreibung. Jeder Eintrag weiß, für wen er war und zu welchem Satz.
Rechnungen mit UPN-QR
PDF mit UPN-QR-Code, SI00-Referenz, MwSt. nach Sätzen und dem gewählten Firmenkonto. Versand per E-Mail.
Angebote und Gutschriften
Angebote per E-Mail senden, Fehler auf Rechnungen mit Gutschriften korrigieren und regelmäßige Leistungen mit wiederkehrenden Rechnungen abrechnen.
Reiseaufträge
Kilometer, Strecken und Erstattungen nach Monaten. Mitarbeiter reichen sie zur Genehmigung ein, die Leitung druckt oder leitet sie weiter.
Ausgaben mit Belegen
Beleg mit dem Handy fotografieren, Ausgabe dem Kunden zuordnen und der Leitung zur Genehmigung senden.
Teamplan
Wer wann an welchem Einsatzort ist, nach Wochen und Monaten, für das ganze Team auf einem Bildschirm.
Genehmigungen und Monatssperre
Die Leitung genehmigt Stunden, Ausgaben und Reiseaufträge. Ein genehmigter Monat wird gesperrt, damit sich Berichte nicht nachträglich ändern.
Rollen und Rechte
Administrator, Leitung und Mitarbeiter oder eigene Rollen. Mitarbeiter sehen keine Preise und Daten, die sie nicht brauchen.
Kundenportal
Kunden melden sich mit einem Einmalcode per E-Mail an und sehen ihre Arbeitsaufträge, Rechnungen und Angebote.
Lager und Material
Bestände und Lagerbewegungen, damit Sie wissen, was bei welchem Auftrag verbraucht wurde.
Integrationen
Jira, Plane, fin. und Webhooks für Zapier, Make oder n8n. Die Daten kommen dorthin, wo Sie sie brauchen.
So funktioniert’s
In drei Schritten zur ersten Rechnung
-
1
Unternehmen anlegen und Team einladen
Firmendaten und Bankkonto eintragen, Kollegen per E-Mail einladen und Rollen vergeben.
-
2
Das Team erfasst Zeit und Arbeit
Auf Handy oder Computer: Stoppuhr, Arbeitsaufträge, Reiseaufträge und Ausgaben, jeweils auf dem richtigen Projekt.
-
3
Stunden abrechnen
Kunde und Zeitraum wählen, die Positionen kommen aus den geleisteten Stunden. Das PDF mit UPN-QR geht per E-Mail raus.
Zeiterfassung
Die Zeit wird erfasst, während gearbeitet wird
Der Techniker startet die Stoppuhr auf dem Handy beim Kunden und stoppt sie beim Gehen. Stunden werden nach den Projektregeln gerundet, der Satz kommt vom Mitglied, der Aufgabe, dem Projekt oder dem Kunden.
- Stoppuhr auf dem Handy, ohne Installation
- Rundung nach Projektregeln
- Erinnerung, wenn ein Tag ohne Einträge bleibt
auf 15 Min. gerundet36 Std.
Rechnungen
Von Stunden zur Rechnung mit UPN-QR-Code
Die Rechnungspositionen kommen aus den geleisteten Stunden, Material und Anfahrt fügen Sie als Positionen hinzu. Rabatt und MwSt. werden nach Sätzen berechnet, das PDF hat einen UPN-QR-Code und die SI00-Referenz, damit Kunden per Scan im Mobile Banking bezahlen.
- PDF mit UPN-QR, SI00-Referenz und Ihrem Bankkonto
- Rabatte, mehrere MwSt.-Sätze, Fremdwährung
- Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen und E-Mail-Versand
Rechnung 2026-0142
- Wartung Klimaanlage6,5 Std.
- Material: Filter F72 Stk.
- Anfahrt46 km
- Netto
- 882,89 €
- MwSt. 22 %
- 194,24 €
- Zu zahlen
- 1.077,13 €
- Referenz
- SI00 2026-0142
- Fällig am
- 14. 11. 2026
Verbunden mit fin.
Zahlungen ordnen sich selbst zu
Wenn Sie fin. nutzen, werden ausgestellte Rechnungen dorthin übertragen. Geht eine Zahlung mit der Rechnungsreferenz auf dem Konto ein, wird die Rechnung in WorkOrders als bezahlt markiert, und die offenen Posten stimmen immer.
- Ausgestellte Rechnungen gehen an fin.
- Zuordnung der Zahlung über die Referenz
- E-Mail-Erinnerung an überfällige Rechnungen
Team und Genehmigungen
Die Leitung sieht alles, Mitarbeiter nur das Eigene
Jedes Mitglied hat eine Rolle. Mitarbeiter erfassen Stunden, Ausgaben und Reiseaufträge, die Leitung genehmigt sie am Monatsende und sperrt den Monat. Die Zwei-Faktor-Anmeldung können Sie für das ganze Unternehmen vorschreiben.
- Administrator, Leitung, Mitarbeiter oder eigene Rollen
- Genehmigung von Stunden, Ausgaben und Reiseaufträgen
- Sperre genehmigter Monate
- AK Ana Kovač152,50 h Genehmigt
- MH Marko Horvat168,00 h Offen
- TZ Tina Zupan140,25 h Gesperrt
Planung und Außendienst
Wer wo ist, sehen Sie auf einen Blick
Planen Sie das Team nach Tagen und Kunden. Mitarbeiter sehen ihren Plan auf dem Handy und reichen den Reiseauftrag mit Kilometern ein, wenn sie zurück sind.
- Plan nach Wochen und Monaten
- Reiseaufträge mit Erstattungen
- Ausgaben mit Belegfoto
Kundenportal
Kunden sehen, was Sie erledigt haben
Geben Sie der Kontaktperson des Kunden Zugang zum Portal. Sie meldet sich mit einem Einmalcode per E-Mail an, ohne Passwort, und sieht Arbeitsaufträge, Rechnungen als PDF und Angebote. Weniger Anrufe mit der Frage, was eigentlich gemacht wurde.
- Anmeldung mit Einmalcode per E-Mail
- Arbeitsaufträge, Rechnungen und Angebote
- Jeder Kunde sieht nur seine Daten
Kundenportal
Hotel Linde GmbH
- Wartung Klimaanlage14.10.Erledigt
- Filterwechsel28.10.Erledigt
- Rechnung 2026-01421.077,13 €Bezahlt
Integrationen
Jira, Plane und Ihre eigenen Werkzeuge
Vorgänge aus Jira (Cloud und Data Center) oder Plane werden zu Aufgaben mit Status und Link, die darauf erfasste Zeit geht als Worklog zurück. Webhooks bei ausgestellten oder bezahlten Rechnungen starten Ihre Automatisierungen in Zapier, Make oder n8n.
- Jira und Plane: Aufgaben, Status, Worklogs
- Webhooks mit HMAC-Signatur
- fin. für Zahlungen und Auswertungen
Für wen
Für Unternehmen, die geleistete Arbeit abrechnen
Vom Einzelunternehmer bis zum Betrieb mit mehreren Teams im Außendienst.
Elektro, Haustechnik, Service
Arbeitsaufträge vor Ort, Material und Kilometer auf der Rechnung.
Bau und Montage
Mehrere Teams, mehrere Baustellen und ein Plan, den alle sehen.
Agenturen, IT und Beratung
Stunden nach Projekten, Jira und Plane, Rechnungen nach Sätzen.
Werkstätten und Handwerk
Stunden schnell am Handy erfassen und noch am selben Tag abrechnen.
Sicherheit und Datenschutz
Die Daten Ihres Unternehmens bleiben Ihre
WorkOrders wird vom slowenischen Unternehmen UniCode s.p. entwickelt und betrieben. Wir verarbeiten Daten nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie bei der Registrierung akzeptieren.
- Die Daten liegen auf einem Server in Slowenien. Die Daten jedes Unternehmens sind getrennt, der Zugriff ist nach Rollen beschränkt.
- Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung. In der App gibt es keine Analyse- oder Werbe-Tracker.
- Bei Vertragsende exportieren wir Ihre Daten auf Anfrage und löschen sie danach.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Authenticator-App, Code per E-Mail oder Passkey. Das Unternehmen kann sie für alle vorschreiben.
Getrennte Firmendaten
Jede Abfrage ist auf Ihr Unternehmen beschränkt, auch bei Integrationen.
Verschlüsselte Token
Schlüssel für Jira, Plane und andere Systeme sind in der Datenbank verschlüsselt.
Überall dabei
Handy, Tablet oder Computer, im Browser oder auf dem Startbildschirm installiert.
Fragen
Häufige Fragen
Was ist WorkOrders?
WorkOrders ist eine Web-App für Unternehmen und Einzelunternehmer, die Arbeit nach Stunden oder erledigten Aufgaben abrechnen. Sie vereint Zeit- und Auftragserfassung, Reiseaufträge, Ausgaben, Teamplanung, Genehmigungen, Angebote, Rechnungen mit UPN-QR-Code und ein Kundenportal. Entwickelt wird sie vom slowenischen Unternehmen UniCode s.p.
Für wen ist WorkOrders geeignet?
Für Handwerk, Servicetechniker, Monteure, Bauunternehmen, Agenturen, IT und Beratung: für alle, die wissen müssen, wie viel Zeit das Team für jeden Kunden aufgewendet hat, und dies abrechnen.
Erstellt WorkOrders Rechnungen mit UPN-QR-Code?
Ja. Die PDF-Rechnung hat einen UPN-QR-Code, die SI00-Referenz und das gewählte Firmenkonto; die MwSt. wird nach Sätzen berechnet, Rabatte werden berücksichtigt. Sie senden die Rechnung per E-Mail, korrigieren Fehler mit einer Gutschrift und rechnen regelmäßige Leistungen mit wiederkehrenden Rechnungen ab.
Verifiziert WorkOrders Rechnungen bei der slowenischen Finanzverwaltung (FURS)?
Nein. WorkOrders führt keine steuerliche Verifizierung von Rechnungen durch und ist daher für Rechnungen gedacht, die per Überweisung bezahlt werden. Für Barzahlungen verwenden Sie ein zertifiziertes Kassensystem.
Funktioniert es auf dem Handy?
Ja. WorkOrders läuft im Browser auf Handy, Tablet und Computer und lässt sich auf dem Startbildschirm wie eine App installieren. Stoppuhr, Zeiterfassung, Reiseaufträge und Ausgaben mit Belegfoto sind für das Handy gemacht.
Wie sehen Kunden Arbeitsaufträge und Rechnungen?
Über das Kundenportal. Sie geben der Kontaktperson des Kunden Zugang; sie meldet sich mit einem Einmalcode per E-Mail an und sieht nur die Arbeitsaufträge, Rechnungen und Angebote ihres Unternehmens.
Lässt sich WorkOrders mit Jira und Plane verbinden?
Ja. Vorgänge aus verknüpften Projekten in Jira (Cloud und Data Center) oder Plane werden zu Aufgaben mit Schlüssel, Status und Link. Die darauf erfasste Zeit wird als Worklog zurückgesendet, abgeschlossene Vorgänge archivieren die Aufgabe.
Kann ich WorkOrders mit anderen Systemen verbinden?
Ja, mit Webhooks. Bei ausgestellten oder bezahlten Rechnungen, neuen Arbeitsaufträgen und weiteren Ereignissen sendet WorkOrders eine signierte Nachricht an Ihre Adresse, zum Beispiel an Zapier, Make oder n8n. Mit der App fin. werden Zahlungen automatisch zugeordnet.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf einem Server in Slowenien. Die Daten jedes Unternehmens sind getrennt, Rollen regeln den Zugriff im Unternehmen. UniCode s.p. verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, den Sie bei der Registrierung akzeptieren.
Wie ist die Anmeldung geschützt?
Mit Passwort und optionaler Zwei-Faktor-Anmeldung: Authenticator-App, Code per E-Mail oder Passkey, mit Wiederherstellungscodes als Reserve. Administratoren können die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Mitglieder vorschreiben und aktive Sitzungen sehen.
Was kostet WorkOrders?
Die Registrierung erfordert keine Kreditkarte und begründet keine Zahlungspflicht. Für Preise und Konditionen für Ihr Unternehmen schreiben Sie an info@unicode.si.
Wie fange ich an?
Erstellen Sie ein Firmenkonto mit Kurz- und vollständigem Firmennamen sowie USt-IdNr. und akzeptieren Sie dabei die Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag. Dann laden Sie Kollegen per E-Mail ein, legen Kunden und Projekte an und erfassen Zeit.
Machen Sie diesen Monat zum letzten, in dem Sie Stunden auf Zetteln suchen.
Unternehmen anlegen, Team einladen und die erste Rechnung aus erfassten Stunden senden. Wir helfen per E-Mail.
Keine Kreditkarte nötig. Die Daten bleiben in Slowenien.
Wer WorkOrders macht
Sebastian Novak
WorkOrders wird von Sebastian Novak mit UniCode s.p. aus Ljubljana entwickelt und betrieben, dem Unternehmen, das auch die App fin. macht. Fragen und Vorschläge an info@unicode.si.